根据《电子交易条例》

提交电子资讯的一般规格、方式及程序

本文的目的在于说明根据《电子交易条例》（第553章）第11(2)条规定提交电子资讯的规格、方式及程序。

语言

  1. 英文电子纪录须利用美国信息交换标准码[American Standard Code for Information Interchange (ASCII)] 进行编码。该套标准码是由美国国家标准学会[American National Standards Institute (ANSI)]和国际标准化组织[International Organization for Standardisation (ISO)] 公布，在大多数英文操作系统环境下均通用，例如Macintosh、微软视窗95/98或Unix。为免生疑问，利用扩充的二- 一十进制交换码[Extended Binary-Coded Decimal Interchange Code (EBCDIC)] (万国商业机器(IBM) 主机电脑常用的字符编码标准) 编制的电子纪录，将不予接纳；
  2. 中文电子纪录须采用大五码 (Big-5) 或ISO 10646 标准。大五码 (微软视窗95/98(繁体中文版) 所用的编码标准) 是本港常用的汉字编码标准，而ISO 10646 (通常称为Unicode) (用于 Windows NT) 则是支援多语言环境的国际字符编码标准。为免生疑问，国标码 (通行的中文简体字编码标准) 将不予接纳；
  3. 利用大五码标准编制的电子纪录，只限采用已编入大五码标准，或香港特别行政区政府所公布的「 香港增补字符集」的字符。「香港增补字符集」可从香港特别行政区政府的「数码21 新纪元」网站下载；及
  4. 利用ISO 10646标准编制的电子纪录，只限采用已编入ISO 10646标准的中日韩文统一表意字符集[Chinese-Japanese-Korean (CJK) Unified Ideographs characters] 的字符。虽然ISO 10646标准包罗许多其他语言的字符 (例如希腊文、俄罗斯文或阿拉伯文的字符)，但电子纪录只限采用中日韩文统一表意字符集内的字符。

传送电子纪录的方式

电子纪录可利用下列方式提交：

  1. 依照互联网工程专责组[Internet Engineering Task Force (IETF)] 所公布的简单邮递传送规约[Simple Mail Transfer Protocol (SMTP)] 及保密/ 多功能互联网邮递伸延[Secure Multipurpose Internet Mail Extension (S/MIME)] 标准，及利用容量不多于5MB (百万字节) 的电子邮件提交。容量多于5MB 的电子邮件将不予接纳。

    简单邮递传送规约是为在互联网上交换电子邮件而制订的实际标准。大部分用以处理电子邮件的常用软件方案套装，如网景通讯家族(Netscape Communicator)、Microsoft Internet Explorer、Microsoft Outlook、Eudora 或其他Unix 电邮软件等，均符合简单邮递传送规约的标准。

    如非采用数码签署，只要符合简单邮递传送规约所订标准便可予接纳。简单来说，常用的电邮软件如Netscape Communicator、Microsoft Internet Explorer、Microsoft Outlook、Eudora或其他Unix 电邮软件等，均可依照简单邮递传送规约，用以传送电子邮件。如须采用数码签署，则必须符合保密/ 多功能互联网邮递伸延标准。

  2. 以实物形式使用容量为1.44MB 及采用MS-DOS 格式的3.5吋实物磁碟，以存放容量不多于一张磁碟储存量的档案。简而言之，用于微软视窗操作系统的软磁碟可予接纳。为免生疑问，利用Macintosh 操作系统制作的软磁碟，应采用可在微软视窗环境阅读的格式；或

  3. 以实物形式使用ISO 9660格式的实物唯读光碟 (CD-ROM)。简而言之，通行的唯读光碟版本 (包括唯读(Ready-only)、单写多读(Write-once-read-many) 及多写多读 (Write-many-read-many) 形式的唯读光碟) 可予接纳。

    1. 5.25 吋或8 吋软磁碟；
    2. 数码影像光碟(DVD)；
    3. Iomega Zip Disk；
    4. 可编程磁碟(PD)；
    5. 磁光碟(MO)；
    6. 4 毫米数码线性磁带(DLT)；
    7. 8 毫米数据磁带(Data Tape)；
    8. 数据磁带盒(Data Cartridges) 及磁带盒(Tape Cartridges)；
    9. 任何形式的随机接达记忆体(RAM) 卡；或
    10. 任何其他实物储存媒体。

    为免生疑问，以下实物形式的电子纪录将不予接纳–

档案格式

文字资料可用电子纪录形式提交。不过，市面上有许多供不同操作系统使用的文字处理软件、共用软件及免费软件。文本形式的文件虽然可以利用不同种类的文字处理软件拟备，但提交的文件必须以下列其中一种格式储存：

  1. 纯文字(TXT) – 这种文件格式是利用不同语文编码方案，把所载的一连串字元及其组成的字词编成电脑可读格式。市面上大部分文字处理软件均容许使用者以纯文字格式储存文件。有一点必须注意，当文件以明纯文字格式储存时，字体大小、粗体、斜体、加底线等特别效果便会消失。

  2. 微软的丰富文本格式(Rich Text Format) – 这种由微软公司公布的格式可获市面上大部分文字处理软件支援，并可用以提交格式编排保持不变的档案。储存时，只须选择「 另存新档」 功能及选择「 Rich Text Format (RTF) 」 作为文件种类。许多并非由微软公司开发的文字处理软件，亦容许以RTF 格式储存文件。为免生疑问，以微软Word 格式储存的文件 (文件名称以.doc 结尾) 将不予接纳。

  3. 超文本标示语言格式 (HTML 第3.2 或4 版本) – HTML 是World Wide Web Consortium 所公布的一种文件格式，适用于网页的内容。市面上许多文字处理软件均容许使用者以HTML 格式储存文件。为免生疑问，包含Visual Basic code 程序、Flash、Java 程式scripts 或其他程式编制代码的文件将不予接纳；或

  4. Adobe Portable Document Format (Acrobat 第3 或4 版本) – 由Adobe Systems Incorporated 公布。使用者可利用工具把文本形式的文件转换为PDF 格式。

图形档案格式

电子纪录内的图形必须采用下列其中一种图形档案格式：

  1. Adobe Systems Incorporated 所公布的Encapsulated PostScript Files (EPSF)；

  2. Adobe Systems Incorporated 所公布的标志图形档案格式[Tag Image File Format (TIFF)]；

  3. 微软公司所公布的视窗点阵图[Windows BitMaps (BMP)]；

  4. CompuServe Incorporated 所公布的图形互换档案格式[Graphic Interchange File Format (GIF)]；或

  5. 国际标准化组织[International Organization for Standardisation (ISO)] 及国际电信联盟[International Telecommunication Union (ITU)] 所公布的联合图像专家小组规范[Joint Photographic Experts Group (JPEG)]。

就EPSF而言，文件可印于PostScript File内提交。

至于TIFF、BMP、GIF 及JPEG，这些格式获市面上大部分图像处理、图形设计、照片处理及扫描器配件软件支援。在采用这些格式时，宜遵照下列指引：

  1. 就文本形式的文件而言，可扫描有关文件使成为TIFF格式；

  2. 若接受解像度较低的照片及绘图，可用JPEG 格式提交有关影像。JPEG 的影像压缩比率较高，但压缩后会失真 (不能完美无暇地复制原本影像)。JPEG 档案所占空间通常较少，故适合以电子邮件形式传送及作长期储存；

  3. 若照片及绘图需要具有较高的解像度，可用GIF 格式提交有关影像。GIF 的影像压缩比率属比率较高一般，而且可保留的资料精确度较JPEG 为高多。GIF 档案所占空间通常较多；及

  4. 若某些特别种类的绘图需要具有极高的解像度和质素，可用BMP 格式提交有关影像。BMP 档案并不采用压缩方法，而是以逐位方式显示影像。不过，BMP 档案所占空间可能非常多，故可能难以传送或储存。

至于电脑辅助设计绘图(CAD) ，Autdodesk, Inc. 所公布的开放标准Autodesk Drawing Exchange Format (DXF) 在大部分情况下均可予接纳。不过，香港特别行政区政府有部分规划、地政及工务部门均已安装特别的内部软件系统以进行有关工作，因此在指定情况下提交工程图形或空间数据时，须亦可采用其他档案格式，例如：

  1. Environmental Systems Research Institute, Inc. 所开发的 Arc/Info Export Format (E00)；

  2. Environmental Systems Research Institute, Inc. 所开发的 Arc/Info Native Format (COV)；

  3. Autodesk, Inc. 所开发的AutoCAD Format；

  4. Intergraph Corporation 所开发的数码印刷室[Digital Print Room (DPR)]；

  5. Bentley Systems 所开发的MicroStation Drawing (DGN)；及

  6. 美国国家标准学会(ANSI)所公布的初始图形交换规格[Initial Graphic Exchange Specification (IGES)]。

数码签署

在下述情况下，根据法定条文提交的电子纪录必须附有数码签署–

  1. 条文明确规定须作签署；或

  2. 条文规定所提交的文件须采用特定表格式及必须在该特定表格式上签署。

只有资讯科技署署长根据《电子交易条例》认可的核证机关发出的认可证书所证明的数码签署，才可获接纳。数码签署须按照保密/ 多功能互联网邮递伸延标准[Secure Multipurpose Internet Mail Extension (S/MIME)]及公开密码匙加密标准[Public-Key Cryptography Standards (PKCS)]随附于电子纪录。市面上现有浏览器的大部分升级版都可以支援利用公开密码匙加密。

就包括多个电子档案及必须加以签署的电子纪录而言，每一个别档案须分开加以数码签署。

其他

提交的电子纪录内不得载有电脑指令示。这项预防措施是为避免提交的电子纪录载有电脑指令示，如电脑病毒、宏巨集指令及简短程式稿件 (每次开启电子档案时都产生不同数值) 或字段 (数值可能视乎开启电子纪录的时间而变动)。