電子文件管理系統 (eDMS)是一個電腦化系統，利用電腦網絡及大容量的檔案伺服器來儲存、選取及處理文件。

好處

eDMS的優點不勝枚舉：  

● 省時省力
只需一按鍵，便能在迅間選取文件。此外，多名同事可以同時使用同一份文件，無須複製。

● 節省空間
由於地方有限而且昂貴，使用數碼儲存方式絕對是一個革命性的解決方法。一隻DVD光碟可以儲存8萬頁紙張文件，所費也不超過20元，但卻能省下寶貴的地方。

● 儲存安全
在eDMS儲存的文件基本上不會遺失，同時，亦可以用電子方式製造副本，在另一地點儲存，進一步減低丟失文件的機會。

基本操作

完整的eDMS由四個部份組成：

● 掃描
有了OCR技術後，掃描紙張文件變得輕而易舉，且掃描器亦相當便宜。

● 登記／存檔
掃描了的文件或電子文件都會儲存在系統內，光碟則可長期而可靠儲存文件。

● 索引
索引系統令文件存檔更有系統，而選取文件亦簡易迅速。

● 檢索
檢索系統(你的桌面電腦)使用包括索引和文本的資料，以尋找及取回所需文件。